Alzi la mano chi, ad un certo punto della propria vita, non ha mai pensato di censire in un file Excel tutte le proprie spese o i rendimenti dei vari investimenti. Chi possiede il dono (o la maledizione…) del gestionale come il sottoscritto, passando ore ed ore ad organizzare file e a sistemare sheet sempre più complessi, troverà in Gestione Bilancio Pro un alleato fondamentale per coniugare la voglia di tenere sotto controllo le spese con l’ansiogena esigenza di incasellare il tutto su un foglio di calcolo. Il gestore che vi racconto in questo articolo (conosciuto anche con il nome inglese SimpleBudgetExcel) e di cui è disponibile un codice sconto del 10% al fondo dell’articolo, è un prodotto tutto italiano messo in piedi da Vincenzo, Giulia e Francesco, studiato per accontentare le esigenze e le aspettative di chi vuol tenere in ordine le proprie finanze.

Gestione Bilancio PRO – Recensione

Cos’è Gestione Bilancio PRO

Partiamo subito col dire che Gestione Bilancio PRO non è un vero e proprio software, bensì un file Excel con una forte componente VBA per l’automazione di calcoli e report. Acquistando il prodotto, quindi, non aspettatevi di scaricare un eseguibile né di installare una suite da integrare nel Sistema Operativo. Vi troverete dinnanzi a quello che avete sempre desiderato, un file Excel (o GSheet) pronto all’uso, da configurare in pochi click e, infine, da censire con tutte le proprie spese ed entrate (che goduria!).

Prima di partire, è bene precisare che la versione analizzata in questo articolo è la 1.3.0, ovvero la più recente al momento della pubblicazione.

Le categorie

Per rendere user friendly l’utilizzo del file, il team di sviluppo ha pensato bene di dividerlo in sheet, con al primo posto quello contenente le istruzioni, che guida l’utente nello step-by-step di configurazione iniziale. I passi da eseguire sono principalmente 4, partendo dalla personalizzazione del file con il proprio nome fino ad aggiungere le singole transazioni nell’apposito foglio. Il primo vero sheet che richiede personalizzazione è quello delle Categorie, che possono essere di quattro tipi: reddito, risparmi, spese e debiti. Ciascuna di esse può avere diverse sorgenti, già suggerite dal foglio stesso. Ad esempio, tra le categorie di reddito possiamo censire lo stipendio, una fonte di reddito secondario o dei rimborsi; tra le spese possiamo avere quelle relative all’affitto, alle utenze, alla benzina e così via. La categoria dei debiti è pensata per tracciare le grandi spese a lungo termine come mutuo o prestiti, o eseguite con carta di credito e non ancora rendicontate. Tra i risparmi, infine, possiamo censire le spese programmate e per le quali stiamo, appunto, accantonando una certa somma nel tempo; è la categoria dei sogni, dove troviamo le vacanze, i regali, la creazione di un fondo di emergenza e via di seguito. Per ciascuna categoria, il nostro compito sarà di individuare le voci che fanno al caso nostro e che intendiamo tracciare negli sheet successivi, censendole con relativa icona.

È un foglio molto importante, perché ciascuna voce di categoria verrà riportata negli sheet successivi. Nonostante ciò, in caso di errori o dimenticanze sarà sempre possibile apportare le dovute modifiche.

Budget ed obiettivi

Una volta stabilite le voci di categoria, è la volta di definire i propri budget, ovvero le stime e le aspettative per ciascuna voce. Ad esempio, potreste fissarvi l’obiettivo di risparmiare 2000€ annui per il fondo di emergenza e 1000€ per un viaggio, indicando mese per mese quello che intendete mettere da parte per ciascuna voce. Analogamente, dovreste anche stimare le voci riferite alle uscite e alle entrate.

Anche se non serve essere precisi al centesimo nella schermata del budget, inserire cifre sensate e ragionate può solo portare a risultati migliori, aiutando nelle analisi delle spese e del rendimento “domestico” in base alle aspettative iniziali. Ad esempio, indicando queste cifre nel modo più accurato possibile, potreste rendervi conto a fine anno che voci che ritenevate gravose per le vostre finanze sono invece sotto controllo, mentre altre, ritenute inizialmente leggere, risultano decisamente da rivedere. L’idea alla base di questo sheet richiede che tutto il reddito debba essere consumato dalle voci di spesa, risparmio e debito. Ciò significa che se le uscite (come somma di spese e debiti) sono inferiori al reddito (ed è ciò che speriamo…) la rimanenza deve ricadere sui risparmi, ripartita tra le relative voci. Una comoda panoramica nello sheet ci informerà proprio di questo, indicandoci quanto budget rimane da allocare per ogni mese. Nell’esempio sottostante, avrei un utile da allocare di 9.890€, dunque se ho tracciato nel modo accurato le uscite, questo residuo dovrebbe finire tutto sul risparmio.

Transazioni

Finora siamo rimasti nel mondo delle stime e delle aspettative, ma le cose si fanno ben più concrete nello sheet delle Transazioni. Come indica già il nome del foglio, qui ci si aspetta di tracciare, in una semplice tabella, tutte le transazioni in entrata e uscita, giorno dopo giorno, tra le varie categorie scelte in precedenza. Arriva lo stipendio? Censire. Arriva la domiciliazione della luce? Censire. Fatta benzina? Censire. La litania è chiara: censire, censire, censire.

Anche qui, per fare le cose bene, se avete entrate mensili regolari, il reddito deve andare ad annullarsi con la somma delle spese, dei debiti e dei risparmi. Al più, se intendete far riposare i risparmi mensili sul conto corrente, potreste censire tutto sotto la voce “Fondo di emergenza” o “Liquidità” l’ultimo giorno del mese. Nonostante l’importanza del foglio delle transazioni, che di fatto è lo sheet che andremo ad usare più spesso, è stata prevista qualche limitazione di troppo che ne vincola un po’ l’utilizzo. Ad esempio, è sconsigliato scambiare le righe, operazione permessa su Google Sheet (con relativo avviso) e disabilitata su Excel; dunque i maniaci dell’ordine dovranno ricordarsi di censire le transazioni rispettando l’ordine temporale per non avere le righe “mischiate” (è solo una questione di forma, non sfasa i calcoli). Inoltre, su Google Sheet la colonna degli importi non accetta valori con i decimali, arrotondando l’importo inserito. Anche se è sempre possibile cambiare manualmente la formattazione, lo sconsiglio. Modificate fogli di calcolo preesistenti a vostro rischio e pericolo!

Obiettivi

Tracciando con cura le transazioni, giorno dopo giorno, prenderà sempre più forma lo sheet degli Obiettivi, una panoramica di come procedono le aspettative di risparmio sulle relative voci di categoria.

Prendendo in esame lo screenshot, possiamo notare che vengono riepilogate solo le prime 8 voci di categoria dei risparmi, di cui 4 in evidenza (se ne avete censite meno di 4, le altre risulteranno valorizzate come non disponibili). Le percentuali di avanzamento prendono in considerazione quanto è stato inserito nello sheet del Budget Annuale e quanto, fino a quel momento, è stato censito nello sheet delle Transazioni. Nel caso specifico, per le vacanze avevo indicato un budget annuale di 1.200€, ed un risparmio effettivo di 100€ a gennaio, ovvero l’8,33%. Non mi è chiaro come mai il fondo di emergenza abbia la barra di progressione al 100% nonostante il risparmio effettivo sia solo del 10% (potrebbe essere un bug del file o una mia errata compilazione), in ogni caso il concetto è molto semplice: mostrare quanto si sta risparmiando rispetto alle aspettative iniziali. In sostanza, questa è la pagina in cui possiamo congratularci con noi stessi o rivedere un po’ il tiro delle spese e/o delle aspettative. L’importante è non barare!

Monitoraggio fatture

La scheda Monitoraggio fatture è stata pensata per tenere traccia delle spese che si ripetono nel tempo, di cui si conosce sia l’importo che la frequenza, e per le quali è possibile anche fare una distinzione tra l’importo dovuto e quello effettivamente pagato. Può essere vista nell’ottica delle spese fisse e certe che si sostengono nell’anno, ma non è collegata agli sheet né ha automazioni di rendicontazione nella scheda delle transazioni. Pertanto, inserire una spesa ricorrente come fattura non riporta automaticamente la spesa come transazione. È bel colpo d’occhio delle spese fisse, ripetute o programmate, che può stuzzicare qualche ragionamento in ottica risparmio.

Dashboard

Infine, per gli amanti dei recap, dei report e dei grafici, completano il file le immancabili dashboard riassuntive. In particolare, Gestione Bilancio PRO presenta un cruscotto mensile ed uno annuale, ciascuno con relativo menu a discesa per rivedere mesi ed anni precedenti, e con diverse rappresentazioni grafiche, statistiche ed andamenti per tutti i gusti. Un vero paradiso per gli amanti dei numeri, ma soprattutto comode schermate per le analisi puntuali dei mesi e degli anni.

Come potete immaginare, vista la possibilità di spulciare le dashboard degli anni precedenti, il file non ha bisogno di bonifiche manuali alla fine dell’anno: sarà sufficiente inserire una transazione nel nuovo anno per generare automaticamente la dashboard mensile più aggiornata.

Microsoft Excel vs Google Sheet

Gestione Bilancio PRO arriva in versione Microsoft Excel e Google Sheet, così da accontentare gli utilizzatori di una o dell’altra suite. Anche se esteticamente ci sono alcune piccole differenze di formattazione (io preferisco la maggiore pulizia della versione Excel), a livello funzionale le versioni sono assolutamente identiche, ma ci sono alcune differenze di utilizzo legate direttamente ai programmi, di cui alcune già menzionate nella recensione. Ad esempio, Google Sheet consente di scambiare le righe in pagine in cui Excel non lo permette, ma arrotonda anche quando Excel non lo fa. Tuttavia, possiede il salvataggio automatico come funzionalità propria della suite, mentre non è sempre possibile utilizzare questa feature su Microsoft Excel. Bella, anche, l’idea di realizzare una versione dark così da dare la possibilità all’utente di scegliere:

Nonostante l’ottima versatilità della versione Google Sheet, bisogna ricordare che Gestione Bilancio PRO nasce come foglio di calcolo Excel (più precisamente *xlsm, ovvero file con attivazione di macro). In base alla versione installata sul proprio Sistema Operativo, Microsoft Excel potrebbe esporre un avviso legato alla sicurezza, che si riferisce esclusivamente alla presenza di macro all’interno del file. Nulla di preoccupante, in quanto Gestione Bilancio PRO è una fonte affidabile che utilizza esclusivamente macro create ad hoc per le automazioni del file, nonché analizzabili in qualsiasi momento.

Codice sconto 10%

Se stai pensando di acquistare Gestione Bilancio PRO, ricordati di utilizzare il codice sconto di NextGenTech per ottenere un risparmio del 10%… e direi che è proprio il caso, visto l’obiettivo di questo prodotto! Per sfruttare il coupon, utilizza il codice TECH10.